La cuenta atras
Tic tac, tic tac… la cuenta atras para tu Boda ha empezado y aunque llevas un año trabajando en organizar todos los preparativos, de pronto parece como que nada avanza y en realidad no tienes nada cerrado ni confirmado. Ademas siempre tenemos alguien con esa “ psicologia positiva” que se encarga de ponerte aun mas nerviosa porque no te da tiempo.
Hay dos momentos clave donde entra un poco de nervio, si tu Boda es de Mayo a Julio: despues de Navidad y sobretodo, despues de Semana Santa.
Yo siempre digo que a mi me viene bien que la semana santa sea pronto, porque de verdad las novias os activais antes y eso nos sirve mucho de ayuda al equipo de SR para poder organizar una Boda perfecta y personalizada.
Mi consejo en estos casos, sino teneis wedding planner, es que ejerzais vosotras mismas y hagais los siguientes ejercicios utiles:
1- Un checklist: En el check list (que en SR lo hacemos desde el primero dia) podreis ver claramente que teneis y que os falta. Hacerlo en Excel y que cada detalle, proveedor, actividad o pago sea una celda diferente. Poned Proveedor, contacto, Actividad, Presupuesto, Pago (fechas) y por ‘ultimo, estado que pondreis en amarillo sino esta hecho y en verde si esta 100% confirmado (no os mintais a vosotras mismas).
2-Listado de invitados: Este documento en excel, deberia estar hecho desde el principio ordenado y claro. Donde pongais: Tratamiento, Nombre, Apellido, acompanantes, autobus (si hay), direccion, telefono, email… Os recomiendo que utiliceis las dos familias un unico documento para que no haya duplicados ni olvidados y que con el catering utilicéis el mismo todo el tiempo.
3-Escaleta de la Boda: Con escaleta me refiero a los horarios de la Boda. Desde que te levantas hasta que te vayas a dormir. De esta manera y con el Checklist alado, podras irte dando cuenta que cosas no tienes y quiza se te habian olvidado pensar, comprar o… Tanto esta como la de montaje, se modificaran hasta en el ultimo momento.
4-Escaleta del montaje: Si has hecho la locura de organizar todo en tu casa o finca y no has contratado wedding planner, aqui tienes el mayor riesgo y responsabiidad para que todo salga bien. Organizar las entradas y salidas de proveedores y el orden de montaje y desmontaje, es clave. Tienes que citar antes al del suelo que al de las mesas o las flores… y asi con todos los proveedores que participen. Y sobretodo ten un listado con todos los proveedores qu eparticpan y su teléfono directo.
5-Todo’s: Esta lista es clave y sale de las 2 primeras. Yo suelo ponerme post-it alrededor de la pantalla y asi me pongo una mañana a concretar para quitarlos.
6-Presupuesto: Igual que en Checklist tienes que hacerlo desde el principio. Aqui lo haras con el mismo concepto que hayas puesto en Checklist pero anadiras los diferentes ivas (Recuerda que en las Bodas la comida va a =10% y la decoracion, o catering y transporte =21% por ejemplo. )
Con este presupuesto podras ir controlando el gasto y saber si te falta o te sobra. Si queréis puedo desarrollar mas este punto en otro post.
7-Listado de mesas: Este tema lo voy a desarrollar en profundidad en otro post pero os recomiendo que utiliceis un unico excell para listados de invitados (visto en punto 2) y colocar las mesas porque sino es un lio. Tan solo en el listado de los invitados, anadir una celda que sea Numero de mesa y otra que sea intolerancias (Esto es importante al igual que hablar con el catering para dejar acordado el menu de intolerantes, vegetarianos, etc ). Hay caterings muy profesionales en este aspecto pero yo por ejemplo, que no tomo ni lacteos ni gluten, en mas de una boda me han puesto una triste ensalada de lechuga y tomate y me ha parecido muy basico y distante del menu de los invitados por el que seguro, los novios habian pagado. Lo mismo con los postres. Y POR FAVOR no os preocupeis si una mesa al final se queda de 7 y otra de 10, no se nota nada…..
Un abrazo y Feliz fin de semana.
